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        采購人-政府采購信息網

        多舉措強化內控管理 西安交大力避政采風險

        作者:董瑩 發布于:2020-03-11 20:27:57 來源:政府采購信息網
          高校采購規模大、品目繁雜,受關注度高,如何將風險防范和效率提升有機結合起來,是西安交通大學近兩年來一直在做的“功課”。該校近年推出一系列創新舉措來規范采購行為、降低采購風險、提升了采購效率、保證采購效果。
         
          歸口管理 “一梁八柱”規范采購
         
          據西安交通大學采購與招標管理辦公室(以下簡稱“采購辦”)主任唐飛介紹,為進一步規范采購與招標管理工作,有效防范采購風險、提高采購效率,西安交通大學2011年6月就獨立設置了采購與招標管理辦公室,歸口管理全校貨物、服務和修繕改造工程的采購與招標管理工作。采購辦具體負責貫徹執行政府采購政策法規和學校相關規定、研究起草學校采購管理規章制度和工作規范、組織政府集中采購、組織實施學校自主采購等。
         
          “若想采購規范,首先要有一套健全的制度體系。據此,我校建立了‘一梁八柱’的制度體系。制定了一個辦法——《西安交通大學采購管理辦法》;八個細則——《西安交通大學校內競價采購管理實施細則》《西安交通大學校級磋商采購方式管理實施細則》《西安交通大學修繕改造工程采購管理實施細則》等,這些制度讓國家政府采購法律法規規定以外的東西,全部都有章可循。”在唐飛看來,制度制定要確保兩個原則,一是規范采購,二是有利于工作開展。
         
          “在執行政府采購限額標準的前提下,針對非政府采購我們還制定了分級采購。”唐飛介紹,貨物類:50萬-100萬由采購招標辦采用校級磋商方式來組織實施; 10萬-50萬是由院處采用院處磋商或競價、電商方式組織實施;10萬以下,全部要求采用競價、電商或自行采購等。修繕改造工程類:20萬以下實行學校定點采購;20萬以上-120萬以下,采用校級磋商。服務類:10萬以下自行采購;10萬-50萬院處采購;50萬以上-100萬以下,采用校級磋商。
         
          合理設崗三級審核 防范風險
         
          唐飛介紹,在內控建設方面,該校主要采取了三項措施:一是合理設置崗位;二是加強信息公開;三是項目三級審核。
         
          “我了解到一些學校是每個采購部門設置一個科室,比如有的設置貨物科、工程科,或把工程和服務放到一起稱綜合科,我們之前也這樣設置,但慢慢發現這樣一方面不利于內控,另一方面‘不專’,效率還不高。現在我們結合內控,按照業務流程前后模塊來設置崗位”。唐飛介紹,他們現在主要設置了項目管理、招標管理、外貿管理、合同和履約驗收管理、綜合管理等崗位。
         
          不相容崗位之間一旦分離以后就會出現銜接的問題,怎么辦呢?“我們對此采取的措施是首接負責制。如,招標管理發現的問題,需要項目管理來改,那么招標管理要把問題反饋給項目管理,并且盯住項目管理做完,確保每一個模塊之間銜接要順暢,既要保證風險防范,還要保證效率。 ”唐飛稱,定期輪崗很有必要,這樣能讓每一個人對所有采購招標的業務流程都完全熟悉,將來不管哪個老師咨詢哪項采購業務,都能把每一項業務說清楚。
         
          據介紹,在信息公開方面,西安交大本著“應公開、盡公開,確保沒有‘暗箱’的原則,擴大公開范圍,確保公開效果。屬于政府采購的全部在中國政府采購網發公告,屬于校級采購的要在學校通知公告和采購辦主頁發布,院處采購要在各學院主頁發布。同時,充分運用采購信息公開結果作為采購方式變更依據。
         
          所謂三級審核,舉例來說,就是基層用戶提交的采購需求經專家論證后,需經項目員、主管和分管副處長審核后才能提交至招標環節;采購方式的選擇除依據金額,有時需要結合其他情況進行判斷,招標管理員、主管和分管處長需三級審核;合同的模板以及非通用合同的審定也需要項目員、主管和分管處長三級審核后方可簽署,防范合同風險。
         
          全面出擊 優化業務流程
         
          據了解,采購辦還全面出擊,對采購所有環節都進行優化,確保政府采購活動規范開展。
         
          一是加強采購需求論證。做實前期采購需求論證,有效杜絕基層用戶的傾向性,防范基層用戶尋租風險。
         
          二是優化招投標市場秩序。收取投標保證金,增加惡意投標成本,通過制度規定對供應商違規行為計分、處罰,實行供應商庫動態管理。
         
          三是智能抽取專家。規范、智能選取專家,防范評審風險。
         
          四是規范檔案管理。做到檔案歸檔材料的精細、詳盡。采取“多對一”,各過程檔案直接向一人移交, 防范丟失、篡改風險。
         
          五是加強履約驗收管理。本著防范風險、責權統一、各負其責的原則。采購合同由采購辦歸口管理。驗收工作注重過程管理。
         
          “互聯網+” 過程管理設風險預警
         
          在“互聯網+”行動中,采購辦推出了兩大類系統:一是采購管理系統,包括采購管理信息系統、合同登記系統;二是互聯網+采購管理系統,包括校內競價網和電商平臺。采購管理信息系統實現了采購工作內部的控制,包括崗位互相的銜接、互相的制約,通過系統就可以完整的實現。“我們的系統是全流程、全閉環的一個系統,業務流程在系統里可以全部實現。同時還包含電子招投標,目前用電子招投標方式已經做了200多個項目,所以說這個系統涵蓋了我們整個項目所有的階段。”唐飛說,采購管理系統還設置監督部門監督模塊,監督部門可全程監督采購過程。
         
          在互聯網+采購管理系統方面,一是規范校級采購限額以下采購行為。借助合同管理系統、校內競價網以及“京東慧采”、“蘇寧易購”電商平臺,公開信息、接受監督實現零星采購和院處采購在合同模板化管理、審批管理、用印管理,履約驗收和數據統計等方面的監管。二是實現過程管理風險預警。實現招標采購日程查看、待辦任務統計、采購任務狀態查詢等功能,對逾期未處理審批、逾期未簽訂合同,逾期未驗收的項目通過出具列表進行提示警醒,有效防控預算執行及履約驗收風險。

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